Huishoudelijk Reglement

Het Huishoudelijk Reglement van de Leidse Aquarium en Terrarium Vereniging "De Natuurvriend" is met unanieme stemmen vastgesteld in de Algemene Leden Vergadering van 10 september 2019.

De oorspronkelijke tekst van het Huishoudelijk Reglement vindt je in dit document.

INLEIDENDE BEPALINGEN:
In dit reglement wordt bedoeld met:
- vereniging : de Leidse Aquarium- en Terrarium Vereniging “De Natuurvriend”;
- bestuur: het bestuur van de vereniging;
- dagelijks bestuur: de voorzitter, secretaris en penningmeester gezamenlijk.

BESTUUR
Artikel 1.

  1. De samenstelling en de benoeming van het bestuur en de wijze van aftreden van bestuursleden zijn geregeld in de artikelen 8 en 9 van de statuten.
  2. De bestuursleden zijn verantwoordelijk voor het beleid van de vereniging.
  3. Het bestuur zorgt voor de naleving van de statuten.
  4. De bestuursleden ontvangen geen vergoeding voor hun werkzaamheden. Vergoeding van kosten is mogelijk, indien goedgekeurd door het bestuur.
  5. Het bestuur benoemt uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester die tezamen het dagelijks bestuur vormen, alsmede een bestuurslid belast met de public relations. Voor elk van hen kan het bestuur uit zijn midden een plaatsvervanger aanwijzen.
    De benoeming van meer bestuursleden is mogelijk conform het bepaalde in artikel 8 van de statuten.
  6. Het bestuur is bevoegd een of meer leden van de vereniging als medewerker aan het bestuur toe te voegen voor speciale werkzaamheden.
  7. Het bestuur is bevoegd alle bescheiden en bezittingen van de vereniging onder zich te nemen.
  8. Het voornemen van een bestuurslid om zijn functie neer te leggen dient onverwijld schriftelijk aan het dagelijks bestuur te worden kenbaar gemaakt.
  9. Het aftredende bestuurslid draagt binnen 8 dagen alle in zijn bezit zijnde bescheiden, gelden of andere eigendommen van de vereniging over aan zijn opvolger en blijft tot die tijd ervoor verantwoordelijk. Indien nog geen opvolger is benoemd neemt een der zittende bestuurders deze zaken onder zich.

VOORZITTER:
Artikel 2.

  1. De voorzitter onderhoudt de contacten met andere verenigingen en relevante organisaties.
  2. Vertegenwoordiging van de vereniging in en buiten rechte geschiedt met inachtneming van artikel 11 lid 4 en lid 5 van de statuten.
  3. De voorzitter heeft en houdt overzicht van de gewenste ontwikkelingen binnen de vereniging en stuurt hierop.
  4. De voorzitter belegt bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen.
  5. Hij leidt alle vergaderingen en stelt, na goedkeuring door de vergadering, de gemaakte notulen vast. Bij afwezigheid van de voorzitter leidt een door het bestuur benoemde vicevoorzitter de vergadering. Indien beiden afwezig zijn benoemt het bestuur uit zijn midden een voorzitter van de vergadering.
  6. De voorzitter tekent met de secretaris, indien nodig, alle belangrijke stukken.
  7. De voorzitter is bevoegd een of meer leden de toegang tot een ledenvergadering te ontzeggen indien het goede verloop van de vergadering door hun aanwezigheid naar zijn oordeel niet kan worden gegarandeerd.

SECRETARIS:
Artikel 3.

  1. De secretaris voert op gebruikelijke wijze alle correspondentie van de vereniging en is daarvoor volledig verantwoordelijk.
  2. Hij beheert het archief van de vereniging en is daarvoor verantwoordelijk.
  3. Hij convoceert in overleg met het bestuur alle vergaderingen, met een agenda die in overleg met de voorzitter is samengesteld en draagt zorg voor de verslaglegging in notulen die door de voorzitter en hem zelf worden vastgesteld en ondertekend, zulks met inachtneming van artikel 10 van de statuten.
  4. Tijdens de jaarlijkse algemene ledenvergadering dient de secretaris een jaarverslag in ter verantwoording van het gevoerde beleid. Na goedkeuring door de algemene ledenvergadering draagt de secretaris zorg voor de publicatie ervan in het eerstvolgende clubblad van de vereniging of een vergelijkbaar medium.
  5. Hij beheert alle bezittingen van de vereniging behoudens de bezittingen die worden beheerd door de penningmeester. Hij is daarvoor volledig verantwoordelijk. Hij verzorgt een materiaallijst met daarop op overzichtelijke wijze een overzicht van alle onder zijn beheer gestelde bezittingen.
    Hij is verplicht daarop controle toe te staan door elk bestuurslid en legt op de jaarlijkse algemene ledenvergadering in een jaaroverzicht verantwoording af van het gevoerde beleid over het afgelopen jaar.
  6. Hij verzorgt de uitvoering van verlotingen die tijdens algemene ledenvergaderingen worden gehouden.

PENNINGMEESTER:
Artikel 4.

  1. De penningmeester is belast met het financiële beheer van de vereniging. Hij maakt een financiële boekhouding waarin alle inkomsten en uitgaven van de vereniging op een juiste en overzichtelijke wijze worden genoteerd.
  2. Hij zorgt ervoor dat alle inkomsten en uitgaven van de vereniging zo veel mogelijk verlopen via bij- en afschrijvingen op de bankrekening. De penningmeester kan zelf bepalen in hoeverre het wenselijk of noodzakelijk is over enig kasgeld te beschikken.
  3. De penningmeester is verantwoordelijk voor de onder zijn beheer gestelde bezittingen van de vereniging die niet worden beheerd door de secretaris.
  4. Hij ontvangt de verschuldigde contributies van de leden door bijschrijving op de bankrekening van de vereniging.
  5. Voor het innen van achterstallige contributies kan zo nodig een incassobureau worden ingeschakeld.
  6. De penningmeester houdt een register bij met de persoonsgegevens van alle leden en registreert de toestemming voor het gebruik van die gegevens. Mutaties in de toestemming van leden voor het gebruik van persoonsgegevens worden doorgegeven aan het bestuur.
    Hij geeft, op verzoek van een bestuurslid, persoonsgegevens door voorzover dit is toegestaan volgens het verwerkingsregister, onderdeel van de in artikel 13 bedoelde bijlage “Privacybeleid/verklaring” bij dit huishoudelijk reglement.
  7. De penningmeester legt op de jaarlijkse algemene ledenvergadering in een jaaroverzicht verantwoording af van het gevoerde beleid in het afgelopen jaar.
  8. Hij is verplicht om op de financiën en de onder zijn beheer gestelde bezittingen van de vereniging controle toe te staan door het bestuur en de Kascommissie en verstrekt daartoe de gevraagde informatie.

BESTUURSLID VOOR PUBLIC RELATIONS:
Artikel 5.

  1. Dit bestuurslid doet voorstellen voor communicatie-uitingen van en over de vereniging, met het accent op gebruikmaking van moderne en aansprekende media, vooral met het oog op de benadering van jeugdige doelgroepen die in aanmerking komen voor een lidmaatschap van de vereniging.
  2. De P.R.-functionaris draagt zorg voor communicatie-uitingen op het internet, zoals de website van de vereniging, Facebook en Instagram, alsmede voor de opstelling en verzending van een maandelijkse nieuwsbrief en voor het maken en verzenden van berichten voor de regionale pers.
    Met het oog hierop wordt contact gelegd en onderhouden met verslaggevers en redacteuren van lokale en regionale bladen.
  3. Dit bestuurslid is, al dan niet in samenwerking met anderen, belast met het onderhoud en actueel houden van de website van de vereniging.

COMMISSIE VAN ONDERZOEK/KASCOMMISSIE:
Artikel 6.

  1. De kascommissie bestaat uit twee leden alsmede een reservelid die door de algemene ledenvergadering worden benoemd. Bij verhindering van een van de commissieleden wordt direct mededeling gedaan aan het bestuur en vindt vervanging plaats door het reservelid.
  2. De leden van de kascommissie worden benoemd voor een periode van twee jaar, met dien verstande dat de eerste keer na instelling van de kascommissie een van de leden zitting heeft gedurende slechts een jaar. Vervolgens wordt jaarlijks het lid van de kascommissie dat gedurende twee opeenvolgende jaren zitting heeft gehad vervangen door het reservelid dat vanaf dat moment fungeert als lid, met gelijktijdige benoeming van een nieuw reservelid. Indien een van de leden of het reservelid tussentijds terugtreedt wordt dat schriftelijk gemeld aan het bestuur.
    Bestuursleden mogen geen deel uitmaken van de kascommissie.
  3. De kascommissie controleert tenminste acht dagen voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering alle financiële bescheiden van de vereniging alsmede de materiaallijst van de secretaris en brengt hierover schriftelijk verslag uit aan de algemene ledenvergadering.

LEDEN:
Artikel 7.

  1. Zij die als lid van de vereniging wensen toe te treden dienen zich op te geven bij het secretariaat van de vereniging dat hiervan mededeling doet aan de penningmeester die belast is met de ledenadministratie.
  2. Een nieuw lid ontvangt een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.
  3. Elk lid wordt geacht bekend te zijn met de statuten en het huishoudelijk reglement en zal zich nimmer op onbekendheid beroepen.

Artikel 8.

Een lid belast met de uitvoering van een opdracht van het bestuur of de algemene ledenvergadering kan eventuele gemaakte onkosten ten laste van de vereniging brengen, waarbij gemaakte reiskosten vergoed worden op basis van de goedkoopste wijze van openbaar vervoer.

VERGADERINGEN:
Artikel 9.

Door de vereniging kunnen de volgende vergaderingen en bijeenkomsten worden gehouden:
a. tenminste eenmaal per jaar een algemene ledenvergadering;
b. Indien mogelijk eenmaal per maand, maar tenminste acht maal per jaar, een contactavond. Tijdens deze bijeenkomsten kunnen geen besluiten worden genomen;
c. bestuursvergaderingen, te beleggen door de voorzitter of op verzoek van tenminste drie bestuursleden;
d. een algemene ledenvergadering, te beleggen door de voorzitter of op verzoek van tenminste drie bestuursleden of tien leden die hiertoe een schriftelijk verzoek tot het bestuur richten met vermelding van de reden, waaraan de voorzitter binnen dertig dagen na de datum van het verzoek gevolg zal geven;
e. ad hoc bijeenkomsten voor de behandeling van een specifiek onderwerp.

Artikel 10.

Het bestuur is bevoegd, nadat de stukken voor de algemene ledenvergadering aan de leden zijn verzonden alsnog punten aan de agenda toe te voegen. Besluiten die over deze punten worden genomen moeten door de eerstvolgende algemene ledenvergadering worden goedgekeurd.

Artikel 11.

Alle ter algemene ledenvergadering komende leden zetten bij aankomst hun naam en handtekening op een daartoe bestemde presentielijst. Zonder tekening van die lijst heeft een lid geen stemrecht. Een lid kan zijn stem door een ander lid laten uitbrengen met inachtneming van artkel 14 lid 4 van de statuten.

Artikel 12.

Aan elke benoeming van personen gaat een kandidaatstelling vooraf. Deze kandidaatstelling kan door elk lid, tenminste acht dagen voor de algemene ledenvergadering waarin de stemming voor deze benoeming moet plaatsvinden, schriftelijk onder overlegging van een bereidverklaring van de kandidaat bij de secretaris worden ingediend.

PRIVACY:
Artikel 13.

a. Het privacybeleid/verklaring is neergelegd in bijlage bij dit huishoudelijk reglement;
b. De vereniging houdt een register bij met daarin de persoonsgegevens;
c. De uitvoering van het privacybeleid berust bij de penningmeester, tevens belast met de ledenadministratie.

DIVERSEN:
Artikel 14.

Eigendommen van de vereniging moeten tegen brandschade zijn verzekerd.

SLOTBEPALING:
Artikel 15.

  1. Dit reglement en wijzigingen daarin treden pas in werking na goedkeuring door de algemene ledenvergadering.
  2. Van een desbetreffend besluit wordt mededeling gedaan aan de leden. De tekst van het reglement of een wijziging daarin is op aanvraag beschikbaar.

Reacties kunnen niet achtergelaten worden op dit moment.